Gestión de contratistas de sistemas de aire acondicionado. Procedimientos a seguir al utilizar los contratos de servicios de operaciones y mantenimiento.

¿Cuáles son los procedimientos que se deberían emplear en cuanto a la gestión de contratistas de sistemas de aire acondicionado? En otras palabras, qué acciones y procesos debería emplear un administrador de instalaciones o un gerente de facilities desde el momento en que considera o decide trabajar con un contratista de aire acondicionado hasta que el contrato se otorga y el contratista se une al grupo para desempeñar sus servicios.

La secuencia lógica de estas acciones en la gestión de contratistas de sistemas de aire acondicionado es:

1. La mayoría de los administradores de instalaciones por lo general cuentan con el respaldo y la experiencia para administrar el desempeño de la fuerza de trabajo interna y externa para los trabajos de HVAC, pero necesitan reunir información y datos comparables sobre el desempeño de otros trabajos similares en el pasado realizados por el contratista de aire acondicionado. Las mejores fuentes para esta información son otros Gerentes de Facilities con los que haya trabajado en el pasado. Este puede ser un buen método para la gestión de contratistas de sistemas de aire acondicionado, sobre todo gracias a herramientas como LinkedIn que nos permiten conectar con otros profesionales del mismo ramo y con intereses similares.

2. Después de que se ha reunido la mayor cantidad de información posible, un cuidadoso análisis y una buena evaluación determinarán los requisitos que debe cumplir el contratista para que pueda dar respuesta en tiempo y forma al proyecto de HVAC.

3. Después, los administradores de instalaciones deben hacer una comparación de las ventajas que ofrecen los diferentes contratistas frente al uso de su propia fuerza de trabajo interna para ejecutar el proyecto. Sin embargo, es necesario tomar muchas precauciones y ser completamente objetivos debido a que se deben considerar aspectos intangibles y se deben realizar suposiciones a la hora de analizar la gestión de contratistas de sistemas de aire acondicionado. Este análisis debe considerar los efectos generales sobre la instalación mientras se están realizando los trabajos en caso de una optimización o ampliación de un sistema de HVAC ya existente, de la siguiente forma: período de inicio (fase de entrada), período de operación y período de cierre (fase de salida).

4. Si después de que se realizó una evaluación general de los costos y beneficios se concluye que los contratos ofrecen diversas ventajas, el gerente de facilities debe refinar más la evaluación y decidir sobre el procedimiento a seguir. También debe decidir quién se encargará de la planeación, la calendarización y el grado de participación del contratista.

Se deben establecer los procedimientos operativos tentativos que se definan para el contratista a fin de que al aceptar propuestas o al negociar con él, sea posible describir el alcance general del trabajo y los estatutos de desempeño del mismo. Este es un punto básico en la gestión de contratistas de sistemas de aire acondicionado. También será útil considerar del tipo y tamaño del contratista, así como las organizaciones internas que se necesitarán para administrar el contrato.

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